新疆师范大学机要文件管理规定
发布时间: 2009-03-06 浏览次数: 267

新疆师范大学机要文件管理规定

    一、机要文件借领

㈠凡借领机要文件的单位,都应确定专人(兼职保密员)管理,专人负责机要文件的借领、保管、传递、清退等工作。一般情况下,党委办公室只给专人发放机要文件。如须别人代领,须携带本单位党组织的证明。

㈡各单位管理机要文件人员必须是政治可靠,责任心强,组织纪律和保密观念强的共产党员,并应相对稳定,任用或更换经管机要文件人员时应向党委办公室备案。

㈢根据工作需要,机要室分发(印发)机要文件只发给组织,不发给个人,领取文件的单位机构人员不健全或不具备保管条件的,暂不分发,可到机要室阅读。

㈣借领机要文件要签字,核对文件号及标题,文件份数要当面点清。

㈤各单位都要建立机要文件登记册,收到文件要登记,传阅、清退都要有记载,做到文件运转安全有数。

二、机要文件阅读

㈠各级领导干部都必须坚持在办公室阅办机要文件,严禁将文件带出办公室、带到公共场所和其他不利于保密的地方。

㈡机要文件阅读范围按文件规定或根据上级通知要求办理,不要擅自扩大阅读范围,不准擅自翻(复)印、销毁,禁止私自摘抄或任意扩散。

三、机要文件保管

㈠凡是机要文件都要单独分类存放,不得与非机要文件混合存放。

㈡存放机要文件的办公室要安全可靠,下班前或人离开办公室时,要把文件锁入文件柜或办公桌里,不得随意把文件堆放在办公桌上。

㈢机要文件未经上级部门批准,各单位不得擅自复印或印发,违者要追究领导及有关人员的责任。经批准复印的机要文件,要同正式文件一样管理。

㈣已归档的机要文件,不得随意外借。因工作需要必须借用时,应控制在原阅读范围,并经主管部门负责人批准,阅后要及时归还。

㈤各单位管理机要文件的人员调动工作时,必须将自己经管的机要文件全部交给接替工作的同志。移交的文件要当面点清,双方要在移交清单上签字。领导干部工作变动离开原岗位前,必须交清借领的文件。

四、机要文件清退

㈠各单位借领的机要文件,要按期到机要室办理清点复核手续。暑假前复核上半年的机要文件,年底复核下半年的机要文件,上年度的文件,必须在次年寒假前全部清退完毕。借领的机要文件到了应该清退的时间,但因工作需要仍需留用时,必须到党委办公室办理续借手续。正常情况下,每月初清退上月借领的机要文件。

㈡凡是不按规定清退机要文件,又不讲明原因的单位,原则上不再借给新的文件,待拖欠的机要文件退还后再借给新文件。

㈢机要文件管理人员要对文件经常检查、清理,若发现机要文件丢失或下落不明,要及时查清原因向保密委员会报告,以便按丢失机要文件处理。

㈣各单位机要文件使用、管理、清退等情况,每年7月初和年底分别向党委办公室书面报告两次,党委办公室汇总后,再向区党委办公厅报告。

㈤省军级及绝密文件,每年9月份和第二年3月份由党委办公室向区党委办公厅保密室清退一次。3月底以前要全部退还完上一年的省军级及绝密文件。其阅读范围要严格按上级规定执行。

五、机要文件销毁

㈠党委办公室下发的中央和自治区党委文件(含内部期刊)由党委办公室收回后统一销毁,其他单位和个人不得私自销毁。

㈡每年的机要文件收回后,除存档外,其余全部销毁,销毁机要文件,要严格履行手续,填写销毁机要文件登记表,报经办公室负责人批准后方可进行,销毁机要文件时,要有两人监销,护送到定点造纸厂销毁。

㈢每一年的密码电报,在次年元月底做完销毁工作,并向区党委办公厅机要处上报密码电报销毁清单。